1. Οδηγίες προς υπαλλήλους
Όλοι οι υπάλληλοι θα πρέπει να φορούν μάσκα (μίας χρήσεως ή πολλών χρήσεων αφού έχει πλυθεί και σιδερωθεί). Η μάσκα θα πρέπει να αλλάζετε όταν έχει υγρανθεί.
Απαραίτητα συχνό πλύσιμο χεριών με σαπούνι και χρήση αντισηπτικών.
Προαιρετική χρήση γαντιών μιας χρήσεως με συχνή αντικατάσταση ( χρήσηαντισηπτικού και ας φοράμε γάντια, δηλαδή αντισηπτικό στα γάντια σαν να είχαμε γυμνά χέρια).
Επιμελής και συχνή απολύμανση των γραφείων αλλά και όλων των αντικειμένων σε αυτά (Η/Υ, κατάλογοι, στυλό, ότι υπάρχει στο γραφείο, σε συρτάρια και βιβλιοθήκες).
Τακτική απολύμανση σε εκθέτες και δείγματα του καταστήματος και ακόμα συχνότερα σε πόμολα και λαβές.
Τήρηση απόστασης μεταξύ υπαλλήλων αλλά και πελατών κατ’ ελάχιστο δύο μέτρων (για την τήρηση απόστασης μεταξύ υπαλλήλων να γίνεται χρήση των mail και εσωτερικών τηλεφωνικών γραμμών που παρέχονται στο δίκτυο του καταστήματος) Σημαντικό δε οι καρέκλες των επισκεπτών στο γραφείο σας να έχουν απόσταση ένα μέτρο από την εξωτερική του πλευρά – Να τοποθετηθεί ταινία σήμανσης στο δάπεδο.
Η απολύμανση των προαναφερομένων θα γίνετε με χλωρίνη, dettol ή αντισηπτικά μαντηλάκια.
Σε καμία περίπτωση δεν θέτουμε σε λειτουργία κλιματιστικά αλλά ανοίγουμε παράθυρα για καλό αερισμό των χώρων.
ΠΡΟΣΟΧΗ…. η απόρριψη υλικών απολύμανσης και ειδών προστασίας μιας χρήσεως θα γίνετε σε συγκεκριμένους κάδους που θα υπάρχουν (ένας στο ημιυπόγειο, ένας στο Ισόγειο, ένας στον ημιώροφο και ένας στον πρώτο όροφο. Το ίδιο ισχύει και για την αποθήκη).
ΣΟΒΑΡΟ δε είναι να γίνετε καταγραφή των επισκεπτών του καταστήματος ως εξής και με τη συγκατάθεσή τους:
Πελάτες – όνομα, επίθετο, τηλέφωνο, ημερομηνία.
Πωλητές / προμηθευτές – όνομα, επίθετο, τηλέφωνο, ημερομηνία.
Κούριερ – όνομα, επίθετο, τηλέφωνο, ημερομηνία.
Μεταφορείς / logistic – όνομα, επίθετο, τηλέφωνο, ημερομηνία.
Η παραπάνω διαδικασία πρέπει οπωσδήποτε να τηρείται μιας και προσφέρει το πλεονέκτημα άμεσης ιχνηλάτησης στις Αρχές εάν κριθεί απαραίτητο. Βιβλίο ιδίων καταγραφών θα πρέπει να συμπληρώνεται και από τον οδηγό μιας και παραδίδει εμπορεύματα λειτουργώντας ως άλλος ένας κρίκος αλυσίδας με επαφές.
Το παραπάνω βιβλίο επαφών θα ονομάζεται ΒΙΒΛΙΟ ΕΠΑΦΩΝ ΙΧΝΗΛΑΤΗΣΗΣ.
ΠΡΟΣΠΑΘΟΥΜΕ
α) Οι επισκέψεις πελατών να γίνονται κατόπιν ραντεβού.
β) Οι παραγγελίες των πελατών που έλαβαν προσφορά να γίνονται με mail ή τηλεφωνικά για την αποφυγή επιπλέον επίσκεψης (αποφυγή συνωστισμού).
γ) Λήψη προκαταβολών και εξοφλήσεις πελατών να εκτελούνται ηλεκτρονικά (e-banking) αποφεύγοντας τη φυσική παρουσία.
Σε περίπτωση προκαταβολής με χρεωστική κάρτα ο πελάτης να κάνει
χρήσηαντισηπτικού πριν τη χρήση του POS το οποίο θα απολυμαίνεται άμεσα.
δ) Παραγγελίες σε προμηθευτές με mail ή τηλεφωνικά και όχι με τη φυσική παρουσία πωλητή χονδρικής.
ε) Ενημερώνουμε όλους τους προμηθευτές ότι οι πωλητές τους θα μπορούν να μας επισκέπτονται αφού υπάρξει προκαθορισμένο ραντεβού (αποφυγή αναίτιου συνωστισμού).
ΘΕΣΕΙΣ ΠΩΛΗΤΩΝ
Ημιυπόγειο – μία θέση + οδηγός
Ισόγειο – δύο θέσεις
Ημιόροφος – μία θέση
Α όροφος – κενός, θα εξυπηρετεί ένας εκ΄των δύο του Ισόγειο όταν απαιτείται.
2. Διαχείριση πελατών
Α) Ημιυπόγειο – υδραυλικά, δομικά υλικά.
Στον χώρο αυτό θα εισέρχεται αυστηρά μόνον ένας πελάτης (πελάτης = δύο άτομα) και θα πρέπει να σταματά στην ταινία σήμανσης στο δάπεδο η οποία απέχει ένα μέτρο από την εξωτερική πλευρά του πάγκου εξυπηρέτησης. Απαραίτητα θα κάνει χρήση αντισηπτικού είτε φορά γάντια είτε όχι. Μετά την αποχώρηση του θα μπορεί να εισέλθει ο επόμενος.
ΠΡΟΣΟΧΗ… πρέπει να καταγραφεί στο βιβλίο επαφών ιχνηλάτησης όπως ορίζεται από το πρωτόκολλο.
Β) Ισόγειο – κεντρική είσοδο.
Στο χώρο αυτό μπορούν να εισέλθουν και να εξυπηρετηθούν δύο πελάτες
(πελάτης = δύο άτομα, δηλαδή τέσσερα άτομα). Εάν πελάτης δειγματιστεί στον πρώτο όροφο, τότε μπορεί να εισέλθει και τρίτος πελάτης (δηλαδή επιπλέον δύο άτομα). Και σε αυτή την περίπτωση οι πελάτες κατά την είσοδό τους πρέπει να κάνουν χρήση αντισηπτικού είτε φορούν γάντια είτε όχι.
Ποιό απλά μπορούν να εξυπηρετούνται τέσσερα άτομα στο ισόγειο+ημιόροφο και τέσσερα άτομα στον Α όροφο.
Η κεντρική είσοδο του καταστήματος θα χρησιμοποιείται αυστηρά και μόνον ως είσοδος πελατών και επισκεπτών συνεργατών. Για την αποφυγή συνωστισμού η αποχώρηση των συνεργατών, πελατών και υπαλλήλων θα γίνεται από τη βοηθητική είσοδο (Έξοδο κινδύνου). Για τη χρήση του showroom του πρώτου ορόφου οι υπάλληλοι θα ανεβαίνουν σε αυτό από το κλιμακοστάσιο ενώ οι πελάτες και οι συνεργάτες από τον ανελκυστήρα. Με το ίδιο τρόπο θα γίνεται και η κάθοδος.
Στο χώρο του ημιορόφου θα ανεβαίνει μόνον ένας πελάτης μιας και η πρόσβαση είναι μέσω στενής κλίμακας. Αφού κατέλθει τότε και μόνον μπορεί να ανέβει ο επόμενος. Προσοχή…. δεν είναι απαραίτητο να ανέβει πωλητής του ισογείου μιας και υπάρχει γραφείο με θέση πωλητή στον ημιόροφο.
Τηρείται τις αποστάσεις…. (θα σας το θυμίζουν και οι σημάνσεις δαπέδου).
ΠΡΟΣΟΧΗ… πρέπει να γίνει καταγραφή στο βιβλίο επαφών ιχνηλάτησης όπως ορίζεται από το πρωτόκολλο.
2. Παραλαβές.
Όλες οι παραλαβές υλικών από μεταφορείς – logistic θα εκτελούνται κατόπιν συνεννόησης (ραντεβού), στην πρασιά (Χώρος πάρκιν) του καταστήματος, δηλαδή στον εξωτερικό χώρο του καταστήματος από υπάλληλό μας ο οποίος θα υπογράφει την παραλαβή και θα λαμβάνει το παραστατικό. Σε καμία περίπτωση ο οδηγός που παραδίδει δεν θα εισέρχεται στο κατάστημα ακόμη και εάν έχει να εισπράξει κόμιστρο μεταφοράς. Ο υπάλληλός μας θα προσκομίζει το ανάλογο τίμημα στον οδηγό που παραδίδει και με αυτόν τον τρόπο
αποφεύγουμε πλήθος επαφών. Στην περίπτωση παραλαβής υλικού στην αποθήκη μας (που πρέπει κατά κόρον να επιδιώκουμε) την παραλαβή θα κάνει με ασφάλεια ο οδηγός μας.
Παραλαβές από κούριερ. Και αυτές θα εκτελούνται κατά τον ίδιο τρόπο, δηλαδή στον εξωτερικό χώρο του καταστήματος. Και σε αυτή την περίπτωση ο υπάλληλος ταχυμεταφορών – κούριερ δεν θα εισέρχεται στο κατάστημα.
Παραλαβές από ταχυδρομείο. Και αυτή η περίπτωση αντιμετωπίζεται με τον παραπάνω τρόπο.
3. Παραδόσεις εμπορευμάτων
Οι παραδόσεις εμπορευμάτων θα εκτελούνται κατόπιν συνεννόησης (ρανεβού) μέσω logistic οι οποίοι τηρούν όλα τα προβλεπόμενα μέτρα ασφαλείας, αλλά και με ιδιόκτητα οχήματα της επιχείρησης (Ανέπαφη Παράδοση).
Και στις δύο περιπτώσεις οι παραδόσεις είναι επί του πεζοδρομίου. Ο οδηγός θα αναμένει σε απόσταση τον έλεγχο και την υπογραφή για την καλώς παραλαβή του πελάτη.
Απαραίτητα ο εκάστοτε οδηγός θα φορά γάντια μίας χρήσεως. Πριν και μετά από κάθε παράδοση θα κάνει χρήση αντισηπτικού. Μιας και η εξ αποστάσεως παράδοση γίνεται σε ανοικτό – εξωτερικό χώρο η χρήση μάσκας είναι προαιρετική.
Υπεύθυνος Καταστήματος
Βιρβίλη Ευαγγελία
